Control de almacén e inventario para veterinarias

El diagnóstico

Por qué tu almacén no cuadra, aunque el sistema descuente solo.

Cuando una clínica nos pidió «que el software descuente solo», fuimos a medirlo antes de construir nada. El descuento ya funcionaba: de 62.412 líneas de venta, ninguna estaba sin su producto. El descuadre venía de otro sitio, y son cuatro cosas que le pasan a cualquier veterinaria que viene de un sistema viejo:

• Saldos heredados que nadie puede justificar 160 productos y 1.173 unidades cuyo número venía del sistema anterior, sin una sola compra detrás que lo respalde. No estaban mal por un error de nadie: simplemente nunca hubo un documento
• Atenciones sin cobrar que retienen mercadería el producto salió de la estantería y el cobro quedó pendiente, así que el stock dice una cosa y el estante otra. La más antigua llevaba año y medio abierta
• Mermas y vencidos el frasco que se rompió, la caja que caducó. Sale del estante y no sale de ningún registro
• Regalos y consumo interno la muestra que se le da a un cliente, el antipulgas para el gato de la clínica. Es la fuga más difícil de ver porque cada una es pequeña

Ningún software arregla esto por arte de magia. Lo que puede hacer es dejar de esconderlo.

El conteo

Contar el almacén con el celular en la mano.

El día de cierre alguien recorre las estanterías con una hoja impresa y después teclea todo. Aquí se abre un conteo, se recorre leyendo códigos con la cámara del teléfono, y al cerrarlo la diferencia queda registrada como conteo — no sobrescribe el número por lo bajo, deja dicho que ese día faltaban tres.

• 36 milisegundos por lectura medido en el teléfono de la clínica, no en un laboratorio: la cámara lee más rápido de lo que tú apuntas
• El código del fabricante cuando existe se lee el que ya trae la caja. Etiquetar a mano ochocientos productos es un día de trabajo y luego hay que etiquetar cada unidad nueva para siempre
• Código propio para lo fraccionado la tableta suelta y el repaquetado, que no traen código de fábrica
• Con foto del producto para no dudar si el frasco de la mano es el de la pantalla, que es donde se equivoca un conteo
• El conteo se cierra, no se abandona queda su fecha, quién lo hizo y qué ajustó, así que el mes siguiente se puede comparar

Preguntas sobre el almacén.

• ¿Maneja lotes? No, y es una decisión: cada producto lleva su vencimiento más próximo, que es como se lee de verdad una estantería. Los lotes obligan a elegir lote en cada venta y en cada conteo, y eso convierte cobrar en un trámite. Si vendes productos donde el lote es obligatorio por norma, dilo antes de contratar.
• ¿Necesito comprar una pistola lectora? No. La cámara del celular lee los códigos, y en nuestra medición tarda 36 milisegundos por lectura. Si ya tienes una pistola USB, también funciona: escribe el código como si fuera un teclado.
• ¿Y los productos que no tienen código de barras? Se les genera uno propio desde el sistema. Es lo que hace falta para las dosis fraccionadas y los repaquetados, que no traen código de fábrica. Un producto puede tener varios códigos —la caja y la unidad— y cada código apunta a un solo producto.
• ¿Se puede vender más de lo que hay? No. La venta comprueba el stock en el mismo momento en que lo descuenta, así que si no alcanza, no se cobra. No hay stock en negativo esperando a que alguien lo note.
• ¿Sirve para el petshop y la farmacia a la vez? Sí, son áreas distintas del mismo almacén: farmacia, vacunas, laboratorio, petshop, baño y más vienen ya creadas y se pueden renombrar. Un producto pertenece a su área y los reportes salen por área.

Todo lo que hace muvets — historia clínica, caja, recetario y facturación.

Lo que sale del almacén acaba en un comprobante: facturación electrónica para veterinarias.